Her bir şubesi için ayrı e-Defter oluşturan (şubeli e-Defter) müşterilerimizin dikkatine;
Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Portal’ına berat yüklemeleri yapılırken ilgili aya ait tüm defter beratları yüklenmeden, bir sonraki aya ait beratlar yüklenmemelidir.
Berat yüklemelerinin 3 aylık periyotlar halinde yapıldığı durumlarda, her şube için ilgili aya ait defter beratları yüklenmeden bir sonraki aya ait beratlar yüklenmemelidir.
Örneğin, A ve B şubeleri olan firmamız, defterlerini şubeli olarak veriyor ve beratlarını 3 aylık periyotlar halinde yüklüyor olsun.
Bu durumda yüklenecek berat dosyaları aşağıdaki gibi olacaktır.
- A Şubesi
- 2020 Ocak ayı beratı
- 2020 Şubat ayı beratı
- 2020 Mart ayı beratı
- B Şubesi
- 2020 Ocak ayı beratı
- 2020 Şubat ayı beratı
- 2020 Mart ayı beratı
İlgili beratlar, GİB e-Defter Portal’ına yüklenirken şu sıra ile yüklenmelidir.
- A Şubesi 2020 Ocak ayı beratı & B Şubesi 2020 Ocak ayı beratı
- A Şubesi 2020 Şubat ayı beratı & B Şubesi 2020 Şubat ayı beratı
- A Şubesi 2020 Mart ayı beratı & B Şubesi 2020 Mart ayı beratı
A Şubesi Ocak-Şubat-Mart ayı beratı yüklenip, daha sonra B Şubesi Ocak ayı beratı yüklenmeye çalışılır ise e-Defter Portal’ında hata alınacak ve berat dosyaları yüklenemeyecektir.
Bu durumun oluşmaması için şubeli defter beratlarını yükleme sırasına dikkat edilmelidir. Şubeli e-Defter oluşturuyorsanız, kullanmanızı önerdiğimiz asgari versiyon numaraları aşağıdaki gibidir.
Gusto : 4.04.01.012
Presto XL : 2.05.36.010
Presto Plus : 2.02.52.017
Bu versiyonlar ile birlikte, üç aylık periyotlar halinde yükleme yapılabilmesi ve üç aylık defter beratlarının yüklemesinin her bir şube için sırayla yapılmaya çalışılması sebebiyle, bir sonraki aya ait defterler oluşturulmadan önce tüm şubelere ait defter dosyalarının ve durumlarının kontrol edilmesi sağlanmıştır.
İlgili versiyona geçiş yapıldıktan sonra Mühür ve Dizin Tanımları ekranında Şube Adı ve Şube Kodu bilgisinin belirtildiği kısma eklenmiş olan Toplam Şube Sayısı alanının doldurulması zorunludur (Ekran Görüntüsü-1).
Ekran Görüntüsü – 1 : Toplam Şube Sayısının Belirtilmesi Gereken Kısım
e-Defter Oluşturma Ekranı’nda, ilgili yıl ve ay için toplam şube sayısı alanında belirtilen sayıda defter dosyası oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilir.
Toplam şube sayısı kadar defter oluşturulmamışsa – ilgili ay ve yıl için tüm şubelere ait defterler oluşturulmamış demektir – tüm şubeler için defter oluşturulmadığı konusunda kullanıcı uyarılır ve defter oluşturulmadan işlem sonlandırılır (Ekran Görüntüsü-2).
Ekran Görüntüsü – 2 : İlgili Ay ve Yıl için Tüm Şubelere ait Defterler Oluşturulmadığında Alınacak Hata Mesajı
Toplam şube sayısı kadar defter oluşturulmuş ise – ilgili ay ve yıl için tüm şubelere ait defterler oluşturulmuş demektir – oluşturulan bu defterlerin durumları kontrol edilir. Durumları GİB onaylı berat ve rapor dosyası veri tabanına kaydedildi olmayan defter kayıtları var ise tüm şubelere ait defter raporları GİB’e yüklenmeden bir sonraki aya ait defteri oluşturamayacağı konusunda kullanıcı uyarılır ve defter oluşturulmadan işlem sonlandırılır (Ekran Görüntüsü-3).
Ekran Görüntüsü – 3 : İlgili Ay ve Yıl için Tüm Şubelere ait Defterler Oluşturulmuş Ancak GİB’e Yüklenmemiş ise Alınacak Hata Mesajı